1. Cómo abordamos la privacidad
1.1 Themis Solutions Inc. es una entidad jurídica canadiense con número de sociedad 16240976 y domicilio social en 4611 Canada Way, Suite 300, Burnaby, British Columbia, V5G 4X3, Canadá.
1.2 Themis Solutions Inc. y las empresas de su grupo, incluidas las entidades que, tras la adquisición de vLex, operan bajo la marca «vLex part of Clio», se engloban conjuntamente en este Aviso bajo la denominación «Clio», «nosotros», «nuestro» o «nos».
1.3 Somos una empresa global que ofrece productos y servicios en todo el mundo. Puede encontrar más información sobre las empresas de nuestro grupo que operan en diferentes mercados en el Anexo 2 (Empresas del grupo).
1.4 Tenemos la responsabilidad de cumplir la legislación aplicable en materia de protección de datos. En este contexto, la redacción de este Aviso de privacidad cumple la legislación en materia de protección de datos aplicable en:
(a) Europa, incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea («RGPD de la UE»),
(b) el Reino Unido, incluido el Reglamento General de Protección de Datos tal como se aplica en el Reino Unido («RGPD del Reino Unido»),
(c) Canadá, incluida la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos («PIPEDA») y
(d) cualquier otra jurisdicción para la que se hayan adoptado disposiciones específicas de cada país, según se establece en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país).
1.5 Este Aviso de privacidad establece cómo recopilamos, almacenamos, tratamos, transferimos, compartimos y utilizamos los datos que le identifican o que están asociados a usted («información personal»), así como información sobre nuestro uso de cookies y tecnologías similares, tal como se describe en el Anexo 4 (Cookies y tecnologías similares) y en los avisos legales aplicables publicados en los sitios web de cada jurisdicción.
1.6 Clio opera y ofrece soluciones de gestión de despachos de abogados basadas en la nube, para las que se requiere una cuenta y credenciales de acceso. En este Aviso de privacidad, estas soluciones se denominan «Servicios de Clio» e incluyen, por ejemplo, app.clio.com, justis.vlex.com, Operate y otras plataformas orientadas a los clientes a las que puede suscribirse o que puede adquirir. Clio también opera varios sitios web de marketing de acceso público en las jurisdicciones contempladas en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país), que no requieren ninguna cuenta para su consulta o acceso. Las referencias a los «Sitios web» en este Aviso de privacidad incluyen tanto nuestros sitios web de marketing como el portal desde el cual puede acceder a los Servicios de Clio.
1.7 Este Aviso de privacidad se aplica a la información personal que Clio trata cuando usted interactúa con nuestros Sitios web o cuando le prestamos los Servicios de Clio (únicamente en relación con las actividades de tratamiento indicadas en las letras (a) a (k)). A efectos de la legislación en materia de protección de datos aplicable en Europa y el Reino Unido, este Aviso de privacidad se aplica cuando actuamos como responsables del tratamiento de su información personal.
1.8 Las circunstancias en las que tratamos su información personal en calidad de responsables del tratamiento se limitan a las siguientes:
(a) Cuando usted interactúa con nuestros Sitios web y correos electrónicos, incluidos los datos recopilados mediante cookies (tal como se describe en el Anexo 4 (Cookies y tecnologías similares));
(b) Para promocionar nuestros productos y servicios, cuando le enviamos comunicaciones de marketing directo;
(c) Cuando usted se registra para obtener una cuenta de prueba o solicita una demo a través de nuestros sitios web;
(d) Cuando usted interactúa con nuestras páginas en redes sociales de marca;
(e) Para prestar los Servicios de Clio y gestionar nuestra relación con usted como cliente;
(f) Para garantizar la seguridad, la protección y el cumplimiento normativo de nuestros productos y servicios;
(g) Para mejorar nuestros productos y servicios;
(h) Cuando usted se registra, asiste o participa en nuestros eventos, seminarios web, programas, encuestas o formaciones;
(i) Cuando usted solicita o descarga contenidos y documentos de Clio;
(j) Cuando usted se incorpora y participa en nuestra Comunidad jurídica u otros blogs de acceso público; y
(k) Cuando tenemos la obligación de confirmar su identidad para completar una solicitud de carácter sensible, ya sea como cliente o como interesado.
1.9 Este Aviso de privacidad también se aplica a las personas que solicitan puestos de trabajo en Clio o que interactúan con nosotros de cualquier otro modo en el contexto de un proceso de selección. La información sobre cómo tratamos los datos personales relacionados con los procesos de selección y el empleo se establece por separado en el Anexo 3 (Información sobre privacidad en procesos de selección).
1.10 Este Aviso de privacidad no se aplica cuando Clio actúa como «encargado del tratamiento de datos» por cuenta de los clientes de los Servicios de Clio, cuando la información personal se recopila y trata como parte de las operaciones comerciales de un cliente con sus respectivos clientes y socios. Esto incluye información tratada como parte de los portales del cliente proporcionados por Clio en relación con los Servicios de Clio, como «Clio for Clients» y «Clio para Colaboradores». En estos casos, se aplicará el aviso o la política de privacidad propios del cliente correspondiente.
1.11 Antes de acceder a los Servicios de Clio o utilizarlos, asegúrese de haber leído y comprendido cómo recopilamos, almacenamos, utilizamos y divulgamos su información personal, tal como se describe en este Aviso de privacidad. Cuando la legislación aplicable así lo exija, le pediremos su consentimiento para recopilar, utilizar o tratar de otra forma su información personal y, cuando no se requiera dicho consentimiento, trataremos la información personal de conformidad con otras bases jurídicas permitidas por la legislación aplicable en materia de protección de datos.
1.12 Disposiciones específicas de cada país. Si contrata productos o servicios de Clio en una jurisdicción para la que se han adoptado disposiciones específicas de cada país, dichas disposiciones complementarán las disposiciones de este Aviso de privacidad y, en la medida en que se indique expresamente, prevalecerán sobre ellas en lo que respecta al tratamiento llevado a cabo en dicha jurisdicción. Las disposiciones específicas de cada país se establecen en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país). En cada caso, el responsable del tratamiento de sus datos personales será la entidad identificada como vendedora en el formulario de pedido correspondiente o, si no se ha emitido ningún formulario de pedido, la empresa del grupo Clio con la que usted tenga una relación más estrecha en virtud del servicio aplicable.
2. Información personal que recopilamos sobre usted y cómo la utilizamos
2.1 Información que usted nos proporciona. Recopilamos información personal sobre usted cuando nos proporciona voluntariamente información directamente, ya sea cumplimentando formularios en nuestros Sitios web o comunicándose con nosotros por teléfono, correo electrónico u otros medios. Esto incluye información que usted nos proporciona:
(a) al registrarse para utilizar nuestros Sitios web;
(b) al suscribirse a los Servicios de Clio; al participar en espacios de debate, foros u otras funciones de redes sociales de nuestros Sitios web;
(c) al participar en un concurso, promoción o encuesta;
(d) al informar de un problema con nuestros Sitios web; o
(e) al utilizar cualquier otra función de los Servicios de Clio que esté disponible en cada momento.
(f) También podemos recopilar directamente información personal sobre usted cuando utiliza cualquiera de los otros Sitios web que operamos o cualquiera de los otros servicios que prestamos periódicamente.
(g) Si decide no proporcionar información personal, es posible que no podamos prestarle los Servicios de Clio ni atender sus otras solicitudes.
2.2 Información que recibimos de otras fuentes. Podemos obtener información personal sobre usted de las siguientes fuentes:
(a) personas físicas o entidades jurídicas que estén suscritas a los Servicios de Clio («Suscriptores»), cuando usted figure como usuario de los Servicios de Clio;
(b) terceros con los que colaboramos estrechamente (incluidos, por ejemplo, subcontratistas de servicios técnicos, de pagos y de reparto; redes publicitarias; proveedores de servicios de análisis; proveedores de información de búsqueda; agencias de información crediticia), de conformidad con los acuerdos que usted tenga con ellos;
(c) organizaciones de terceros que Clio haya adquirido como resultado de una adquisición de empresas de terceros. Para obtener más información sobre el uso que hacemos de este tipo de información, consulte el apartado 3.9.
2.3 Cómo usamos sus datos personales:
(a) La tabla del Anexo 1 (Finalidades de la información personal que recopilamos) establece las finalidades y circunstancias del tratamiento de la información personal, las categorías de información personal que usted nos proporciona y que recibimos de otras fuentes, y cómo utilizamos dicha información. La tabla también incluye la base jurídica en la que nos amparamos para tratar la información personal.
(b) También recopilamos de forma automática e indirecta información personal sobre usted con relación a su forma de acceder a los Servicios de Clio y de utilizarlos, así como información sobre el dispositivo que utiliza para acceder a los Servicios de Clio.
(c) Podemos vincular o combinar la información personal que recopilamos o recibimos sobre usted con la información que recopilamos automáticamente. Esto nos permite ofrecerle una experiencia personalizada, independientemente de su forma de interactuar con nosotros.
(d) Podemos anonimizar y agregar cualquiera de la información personal que recopilamos, de modo que no permitan identificarle. Podemos utilizar la información anonimizada para finalidades como probar nuestros sistemas informáticos, realizar investigaciones y análisis de datos, mejorar los Servicios de Clio y desarrollar nuevos productos y funcionalidades.
3. Divulgación y compartición de su información personal
3.1 No compartiremos su información personal con terceros, salvo en los casos descritos en este Aviso de privacidad o en relación con los Servicios de Clio.
3.2 Cuando Clio actúa como responsable del tratamiento, podemos compartir su información personal con determinados terceros externos, entre ellos:
(a) socios comerciales, proveedores, suministradores y subcontratistas que prestan servicios como encargados del tratamiento por nuestra cuenta (estas empresas están autorizadas a utilizar su información personal únicamente cuando sea necesario para prestarnos dichos servicios);
(b) proveedores de servicios de análisis y motores de búsqueda que nos ayudan a mejorar y optimizar nuestros Sitios web;
(c) agencias de información crediticia, con el fin de evaluar su solvencia cuando eso sea un requisito para formalizar un contrato con usted; y
(d) proveedores de servicios de procesamiento de pagos, con el fin de efectuar las transacciones correspondientes.
3.3 Clio también puede compartir su información personal con cualquier empresa de nuestro grupo, incluidas nuestras filiales y las entidades que operan bajo la marca «vLex part of Clio», con el fin de prestar los Servicios de Clio y enviarle comunicaciones de marketing, tal como se indica en el Anexo 2 (Empresas del grupo).
3.4 También podemos compartir información anonimizada y agregada con terceros. En el apartado 2.3(d) anterior se ofrece más información sobre nuestras prácticas de anonimización y agregación. Cuando compartimos su información personal con encargados del tratamiento externos, formalizamos los correspondientes acuerdos de tratamiento de datos para garantizar que dichos terceros apliquen medidas adecuadas de seguridad y protección de datos de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos. Para consultar la lista de subencargados del tratamiento, consulte Themis Authorized Subprocessors. Las referencias a subencargados del tratamiento específicos de cada país, cuando proceda, se establecen en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país).
3.5 En determinadas situaciones, podemos estar obligados a divulgar información personal en respuesta a solicitudes legítimas de las autoridades públicas, incluidas las necesarias para atender requerimientos de las fuerzas y cuerpos de seguridad o de las autoridades judiciales.
3.6 Podemos divulgar información personal cuando consideremos que es necesario para cumplir cualquier obligación legal o para hacer cumplir o aplicar nuestras condiciones de prestación de servicios aplicables (publicadas en el sitio web de Clio correspondiente a cada jurisdicción) y otros acuerdos, o para proteger los derechos, los bienes o la seguridad de Clio, nuestros clientes u otras personas. Esto incluye el intercambio de información con otras empresas y organizaciones, tal como se establece en el Anexo 1 (Finalidades de la información personal que recopilamos), con fines de prevención del fraude y reducción del riesgo crediticio.
3.7 Blogs de acceso público. Nuestro Sitio web incluye blogs o foros de la comunidad de acceso público. Cualquier información que proporcione en estos espacios puede ser leída, recopilada y utilizada por otras personas que accedan a ellos. Esto incluye la información publicada en nuestras cuentas públicas de redes sociales. Para solicitar la eliminación de su información personal de nuestro blog o foro de la comunidad, póngase en contacto con nosotros en [email protected]. En algunos casos, es posible que no podamos eliminar su información personal. En ese caso, se lo comunicaremos y le explicaremos los motivos.
3.8 Testimonios. Con su consentimiento, podemos publicar en nuestros Sitios web testimonios personales de clientes satisfechos, junto con otras recomendaciones. Si desea actualizar o eliminar su testimonio, puede ponerse en contacto con nosotros en [email protected].
3.9 Podemos divulgar información personal a terceros en relación con una operación empresarial. La información personal puede divulgarse a terceros en el contexto de operaciones empresariales, como fusiones, ventas de activos o acciones, reorganizaciones, operaciones de financiación, cambios de control o adquisiciones de la totalidad o parte de nuestro negocio. Si participamos en alguna fusión, adquisición o venta de la totalidad o parte de nuestros activos, le notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en nuestro Sitio web cualquier cambio de titularidad que afecte al uso de su información personal, así como las opciones de las que pueda disponer en relación con su información personal.
4. Marketing y publicidad
4.1 Podemos contactar con usted periódicamente para facilitarle información relevante sobre los Servicios de Clio y nuestros demás productos y servicios. La mayoría de las comunicaciones de marketing se le enviarán por medios electrónicos —correo electrónico o SMS (mensajes de texto)— y, en algunos casos, por teléfono. Para determinadas comunicaciones, podemos utilizar la información personal que recopilamos sobre usted para ofrecerle información más relevante. Las comunicaciones de marketing pueden proceder de Clio, incluidas cualquiera de las empresas de nuestro grupo que operen bajo la marca «vLex part of Clio». Estas comunicaciones identificarán al remitente e incluirán opciones claras para gestionar sus preferencias o darse de baja. Para obtener más información sobre las empresas del grupo Clio, consulte el Anexo 2 (Empresas del grupo).
4.2 Gestión de sus preferencias de marketing.
(a) En cualquier momento puede decidir si desea recibir comunicaciones de marketing de nuestra parte.
(b) Cuando nos basamos en su consentimiento, le pediremos que indique sus preferencias al recopilar sus datos de contacto por primera vez, y podrá retirar su consentimiento en cualquier momento. También podrá oponerse en cualquier momento a recibir las comunicaciones de marketing que le enviemos basándonos en nuestro interés legítimo (por ejemplo, en un contexto de empresa a empresa siempre que la legislación lo permita), tal como se describe con más detalle en el Anexo 1 (Finalidades de la información personal que recopilamos).
(c) Marketing por correo electrónico. Puede gestionar sus preferencias o cancelar la recepción de correos electrónicos de marketing mediante el enlace para darse de baja incluido en nuestros correos electrónicos, desde el centro de suscripciones de Clio o contactando con nosotros en [email protected]. Respetaremos sus preferencias y objeciones de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos y comunicaciones de marketing electrónicas.
(d) Marketing por SMS. Puede darse de baja de las comunicaciones de marketing que le enviemos por SMS en cualquier momento siguiendo las instrucciones incluidas en el mensaje (por ejemplo, respondiendo «STOP») o poniéndose en contacto con nosotros en [email protected].
(e) Marketing por teléfono. Puede oponerse a nuestras comunicaciones de marketing por teléfono en cualquier momento durante la llamada o poniéndose en contacto con nosotros en [email protected]. Mantendremos listas de exclusión para garantizar que no volvamos a contactar por teléfono con las personas que hayan manifestado su oposición.
5. Almacenamiento y transferencia de su información personal
5.1 Seguridad.
(a) Clio ha adoptado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger su información y la de sus clientes. Para obtener más información sobre los controles y las prácticas de seguridad de Clio, consulte nuestra página de Seguridad y fiabilidad. Si le proporcionamos una contraseña o usted elige una para acceder a determinadas partes de los Servicios de Clio, será responsable de mantenerla en estricta confidencialidad. Los Suscriptores no deben compartir su contraseña con nadie.
(b) Aunque ninguna transmisión de información por internet es completamente segura, adoptamos medidas razonables para proteger su información personal. No podemos garantizar la seguridad de la información personal que transmita a nuestro Sitio web; cualquier transmisión se realizará bajo su propia responsabilidad. Una vez que hayamos recibido su información, adoptaremos procedimientos y medidas de seguridad estrictos para tratar de evitar accesos no autorizados.
5.2 Transferencias internacionales de su información personal.
(a) La información personal que recopilamos puede transferirse y almacenarse en países distintos de aquel en el que usted se encuentra, en los que Clio y nuestros proveedores de servicios externos desarrollan su actividad. Si se encuentra en la Unión Europea («UE») o el Reino Unido («Reino Unido»), su información personal puede tratarse fuera de la UE o del Reino Unido, incluso en Estados Unidos.
(b) Si se producen dichas transferencias internacionales, adoptaremos las medidas adecuadas, incluidas las medidas de protección pertinentes, para garantizar que su información personal esté protegida con un nivel de protección equivalente al establecido por el RGPD de la UE y el RGPD del Reino Unido.
(c) Dichas medidas de protección incluirán, entre otras, la adopción de un mecanismo adecuado de transferencia de datos (como, por ejemplo, las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) para proteger sus datos, o la aplicación de decisiones de adecuación.
(d) Si desea obtener más información sobre estas medidas de protección, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que figuran al final de esta política.
6. Conservación de su información
6.1 Por lo general, conservamos su información personal durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que la recopilamos. Cuando usted o su empresa pongan fin a la relación contractual con nosotros o finalicen por cualquier otro motivo su relación con nosotros, podremos seguir conservando su información personal en nuestros sistemas y registros siempre que sea necesario para cumplir las obligaciones que sigan vigentes o para otros fines empresariales legítimos, como acreditar nuestras prácticas empresariales y obligaciones contractuales, proporcionarle información sobre nuestros productos y servicios, garantizar la integridad y seguridad de nuestra plataforma o cumplir los requisitos legales, fiscales o contables aplicables (por ejemplo, normalmente conservamos los registros financieros durante un plazo de hasta siete años).
6.2 Para determinar el plazo de conservación adecuado de la información personal, tenemos en cuenta factores como:
(a) el tipo, la cantidad, la naturaleza y el carácter sensible de la información personal;
(b) el riesgo potencial de perjuicio derivado del uso o la divulgación no autorizados de su información personal;
(c) las finalidades para las que tratamos su información personal;
(d) la duración de su contrato o de su cuenta con nosotros;
(e) la posibilidad de que surjan controversias o reclamaciones legales;
(f) las necesidades operativas y de seguridad, incluido el mantenimiento de copias de seguridad de los sistemas, así como cualquier otro fin empresarial legítimo; y
(g) los requisitos legales, normativos, fiscales o contables aplicables.
6.3 Cuando ya no tengamos una necesidad empresarial legítima ni una base jurídica válida para tratar su información personal, la eliminaremos, anonimizaremos o agregaremos en un plazo razonable desde el momento en que deje de ser necesaria. Si esto no fuera técnicamente posible (por ejemplo, porque sus datos personales se hayan almacenado en archivos de copia de seguridad), los almacenaremos de forma segura y los aislaremos de cualquier tratamiento posterior hasta que sea posible eliminarlos.
6.4 Clio cuenta con políticas de conservación de datos en las que se establecen los plazos de conservación aplicables a cada actividad de tratamiento. Si desea conocer el plazo de conservación aplicable a sus datos personales, puede solicitar esta información escribiendo a [email protected].
7. Programa de referidos
7.1 Ofrecemos un programa de referidos para nuestro Servicio, en el marco del cual puede optar por facilitarnos el nombre y la dirección de correo electrónico de empresas y particulares que, en su opinión, podrían estar interesados en obtener más información sobre nuestros productos y servicios, a cambio de recompensas. Conservaremos los datos de contacto de las personas referidas para evaluar la eficacia de nuestro programa de referidos. La persona referida puede solicitar que sus datos de contacto profesionales se eliminen de nuestra base de datos y también puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento en [email protected]. El programa de referidos solo se ofrece en las jurisdicciones en las que está permitido por ley, y su disponibilidad puede variar en función de la legislación aplicable.
7.2 Tratamos la información de contacto de las personas referidas de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos y comunicaciones de marketing electrónicas. No nos basaremos en un consentimiento obtenido indirectamente a través de terceros como base jurídica cuando la legislación no lo permita. Cuando esté permitido, podremos enviar una comunicación limitada relacionada con la referencia sobre la base jurídica que corresponda, como el interés legítimo en un contexto entre empresas. Si la legislación lo exige, no enviaremos comunicaciones de marketing directo hasta que obtengamos un consentimiento válido directamente de la persona interesada.
8. Sus derechos en relación con su información personal
8.1 De conformidad con la legislación aplicable en materia de privacidad, tiene los siguientes derechos en relación con su información personal que conservamos:
(a) Derecho de acceso y portabilidad. El derecho a obtener acceso a su información personal, junto con determinada información, así como a recibir dicha información personal en un formato de uso común y a transmitirla a otro responsable de su tratamiento.
(b) Derecho de rectificación. El derecho a la rectificación de su información personal sin dilaciones indebidas cuando sea inexacta o esté incompleta.
(c) Derecho de supresión. El derecho a la supresión de su información personal sin dilaciones indebidas en determinadas circunstancias, por ejemplo, cuando la información personal ya no sea necesaria en relación con los fines para los que fue recopilada o tratada.
(d) Derecho a la limitación del tratamiento. El derecho a la limitación del tratamiento que llevamos a cabo de su información personal en determinadas circunstancias, por ejemplo, si impugna la exactitud de su información personal, durante un período que nos permita verificar dicha exactitud, o si se opone a la venta de su información personal.
(e) Derecho de oposición. El derecho a oponerse al tratamiento de su información personal por motivos relacionados con su situación particular, así como a su tratamiento con fines de marketing directo, en la medida en que el tratamiento tenga dichos fines.
(f) Derecho a la no discriminación. El derecho a no ser objeto de discriminación por ejercer sus derechos conforme a lo establecido en esta política. Esto incluye, entre otras cosas, que se le denieguen bienes o servicios, que se le cobren precios diferentes por servicios similares o que se le proporcione un nivel o una calidad de servicio diferentes.
(g) Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas. Tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que tenga efectos jurídicos sobre usted o le afecte de forma igualmente significativa, salvo cuando dicho tratamiento automatizado esté permitido por la legislación aplicable (incluido el artículo 22, apartado 2, del RGPD de la UE o su equivalente). Actualmente, Clio no toma decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que tengan efectos jurídicos o afecten de forma igualmente significativa a las personas. Cuando Clio utiliza técnicas de elaboración de perfiles (por ejemplo, para generar recomendaciones de contenido personalizadas), estas se limitan a mejorar su acceso a contenido relevante y no tienen tales efectos. Si esto cambia en el futuro, Clio se lo notificará y garantizará el respeto de sus derechos a una intervención humana, a expresar su punto de vista y a impugnar la decisión.
(h) Derecho a retirar el consentimiento. Si nos basamos en su consentimiento para legitimar determinadas actividades de tratamiento, como, en determinadas circunstancias, el envío de comunicaciones de marketing directo, tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento enviándonos un correo electrónico a [email protected]. En el caso de las comunicaciones de marketing de Clio, también puede modificar sus preferencias en cualquier momento desde el centro de suscripciones.
8.2 La información complementaria relativa a los candidatos a un puesto de trabajo, incluida la relacionada con el ejercicio de sus derechos en el contexto de un proceso de selección, se establece en el Anexo 3 (Información sobre privacidad en procesos de selección).
8.3 Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, puede hacerlo enviando un correo electrónico a [email protected]. Los canales específicos de cada país para ejercer sus derechos, cuando corresponda, se indican en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país). Si nos lo solicita, le informaremos de si conservamos algo de su información personal. Puede que le solicitemos que verifique su identidad antes de transferirle su información personal. También puede acceder a su información personal, corregirla o solicitar su eliminación iniciando sesión en su cuenta del Servicio de Clio. Responderemos a su solicitud en un plazo de 30 días.
8.4 Clio no vende la información personal que comparta. Clio tampoco ha vendido la información personal que ha compartido durante los 12 meses anteriores a la fecha de modificación de esta política. Cualquier uso de la información personal se realiza para prestar, utilizar y mejorar el Servicio, tal como se indica en la sección 2 de este Aviso de privacidad.
8.5 Si reside en la UE o en el Reino Unido, Clio es el responsable del tratamiento de su información personal a efectos del RGPD de la UE o del RGPD del Reino Unido, según corresponda. Si no está conforme con la forma en que hemos tratado su información personal, puede presentar una reclamación. En la UE, también tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad local de protección de datos. Puede consultar información sobre cómo ponerse en contacto con su autoridad local de protección de datos en https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/our-members_es. Los residentes en el Reino Unido pueden presentar primero una reclamación ante Clio (véase la cláusula 14 de este Aviso de privacidad). Si no está conforme con nuestra respuesta, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos del Reino Unido en https://ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/. Las autoridades de control y los canales para presentar reclamaciones específicos de cada país se establecen en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país).
8.6 Eliminación de datos personales de las bases de datos de contenido jurídico. Como se explica en relación con los datos personales que pueden figurar en las bases de datos de contenido jurídico de Clio, incluidas las resoluciones judiciales y las publicaciones oficiales, si considera que no se han eliminado de dicho contenido datos personales que le conciernen —cuando tendría que haber sido así— o que un documento menciona su nombre u otros datos personales de forma que le perjudica, puede ponerse en contacto con nosotros para solicitar su eliminación. Estudiaremos su caso con la diligencia debida, teniendo en cuenta la legislación aplicable en materia de protección de datos. Puede enviar las solicitudes a [email protected].
9. Cookies y tecnologías similares
Puede encontrar información sobre cómo usamos las cookies y tecnologías similares, incluidos los tipos de cookies que usamos y cómo puede gestionar sus preferencias, en el Anexo 4 (Cookies y tecnologías similares).
10. Enlaces a sitios web de terceros
10.1 Los Servicios de Clio pueden contener, ocasionalmente, enlaces a sitios web de terceros y que proceden de ellos. Si sigue un enlace a cualquiera de esos sitios web, tenga en cuenta que dichos sitios tienen sus propias políticas de privacidad y que no asumimos ninguna responsabilidad por dichas políticas. Le recomendamos que consulte las políticas correspondientes antes de proporcionar cualquier información a estos sitios web.
10.2 Algunas de las páginas de nuestros Sitios web pueden utilizar técnicas de framing para mostrar contenido a nuestros socios —o proporcionado por estos—, manteniendo al mismo tiempo la apariencia y el funcionamiento de nuestro Sitio web. Tenga en cuenta que está proporcionando su información personal a dichos terceros, y no a Clio.
11. Nuestra política con respecto a los menores
Los Servicios de Clio no están dirigidos a personas menores de 16 años y no pretendemos recopilar, ni recopilamos conscientemente, información personal de personas menores de 16 años en nuestra condición de responsables del tratamiento, salvo en aquellas jurisdicciones en las que la legislación local establezca una edad mínima diferente, tal como se indica en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país). Cuando actuamos como encargados del tratamiento por cuenta de nuestros clientes, estos son responsables de cumplir las leyes aplicables en materia de protección de datos de menores. Si tenemos conocimiento de que se nos ha proporcionado información personal relativa a una persona que no ha alcanzado la edad mínima aplicable en circunstancias en las que esto no está permitido, adoptaremos las medidas oportunas para abordar esta situación, que pueden incluir la restricción o eliminación de los datos y, si corresponde, la notificación correspondiente al cliente. Si considera que una persona que no ha alcanzado la edad mínima aplicable nos ha proporcionado información personal sin el consentimiento pertinente, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos que figuran a continuación para que podamos adoptar las medidas oportunas.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar este Aviso de privacidad periódicamente, por lo que le recomendamos que consulte esta página con regularidad. Cuando introduzcamos cambios sustanciales en este Aviso de privacidad, actualizaremos la fecha de «última modificación» que figura al final del mismo. Los cambios en este Aviso de privacidad serán efectivos desde el momento en que se publiquen en esta página.
13. Avisos y comunicaciones
Si necesitamos proporcionarle información sobre algún asunto, ya sea por motivos legales, de marketing o relacionados con nuestra actividad, y contamos con la base jurídica adecuada para hacerlo, elegiremos el medio que consideremos más apropiado para contactar con usted, teniendo en cuenta las preferencias que nos haya comunicado. Por lo general, lo haremos por correo electrónico o mediante la publicación de un aviso en nuestro Sitio web. El hecho de que podamos enviarle avisos no afecta a su posibilidad de darse de baja de determinados tipos de comunicaciones, tal como se describe en esta política de privacidad.
14. Contactar con nosotros
14.1 Si se encuentra en la UE, nuestro representante en la UE a efectos del artículo 27 del RGPD de la UE es Themis Solutions (Ireland) Limited, una sociedad constituida en Irlanda con número de sociedad 533767 y domicilio social en Arthur Cox Building, Earlsfort Terrace, Dublin 2. Las entidades contratantes específicas de cada país y la determinación de los responsables del tratamiento se establecen en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país).
14.2 Independientemente de dónde se encuentre, puede dirigir cualquier pregunta, comentario o solicitud relacionada con este Aviso de privacidad a nuestro Delegado de protección de datos, Niamh Pollak ([email protected]). En el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país) encontrará los delegados de protección de datos específicos de cada país y otros canales de contacto. También puede enviar sus comunicaciones a:Themis Solutions Inc. DBA Clio
300-4611 Canada Way
Burnaby, BC, Canadá
V5G 4X3
1-888-858-2546
14.3 Si considera que alguna cuestión relacionada con la privacidad o el uso de sus datos no ha sido resuelta o abordada satisfactoriamente, contacte de forma gratuita con nuestro proveedor externo de resolución de disputas con sede en Estados Unidos a través de feedback-form.truste.com/watchdog/request.
Anexo 1. Finalidades de la información personal que recopilamos
La información personal que recopilamos directamente de usted puede incluir, entre otros, datos identificativos, información profesional o relacionada con el empleo, información comercial, información visual e información sobre su actividad en internet. Podemos recopilar este tipo de información en las siguientes circunstancias:
| Categorías de interesados | Categorías de datos personales | Circunstancias / Cómo usamos los datos | Finalidad | Descripción detallada de la finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|---|---|---|
| Marketing, comunicaciones y desarrollo empresarial | |||||
| Clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; preferencias de comunicación; interacciones por correo electrónico | Al enviar comunicaciones de marketing directo (por correo electrónico, SMS, notificaciones push y mensajes directos en redes sociales) | Enviar comunicaciones de marketing | Tratamos su información personal para enviarle información de marketing, recomendaciones de productos y otras comunicaciones no relacionadas con transacciones sobre Clio, sus empresas afiliadas y sus socios. | Consentimiento (cuando la legislación aplicable lo exija para las acciones de marketing directo); o interés legítimo.
Solo enviamos comunicaciones de marketing cuando contamos con una base jurídica válida. Clio gestiona varias bases de datos de marketing como resultado de adquisiciones realizadas en el pasado, por lo que la base jurídica puede variar en función de cómo obtuvimos los datos originalmente. Por lo general, la base jurídica será su consentimiento, que puede retirar en cualquier momento. No obstante, cuando la legislación aplicable lo permita, podremos basarnos en nuestro interés legítimo, incluso cuando resulte aplicable la excepción para clientes existentes. Puede darse de baja de estas comunicaciones en cualquier momento. |
| Clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; preferencias de comunicación; interacciones por correo electrónico; datos de la empresa | Cuando Clio contacta activamente con posibles clientes empresariales por correo electrónico, teléfono o redes sociales | Desarrollo de negocio: marketing y contacto con clientes potenciales | Clio trata una cantidad limitada de información personal para ponerse en contacto de forma proactiva con posibles clientes empresariales (personas físicas u organizaciones) por correo electrónico, teléfono o redes sociales, con el fin de desarrollar su actividad comercial y promocionar los productos y servicios de Clio. | Consentimiento (cuando la legislación aplicable lo exige para las acciones de marketing directo); o interés legítimo para realizar acciones de marketing directo y de desarrollo de negocio dirigidas a posibles clientes empresariales (art. 6(1)(f) del RGPD). |
| Visitantes del sitio web; clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; identificadores en línea; respuestas y comentarios | Cuando usted solicita o descarga contenidos y documentos de Clio | Ofrecer contenidos y conocimientos especializados | Tratamos la información personal para evaluar el grado de interacción con los contenidos de investigación y proporcionar información o actualizaciones relacionadas. | Consentimiento al descargar un documento. |
| Clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; información de la empresa | Cuando complementamos los registros de contactos profesionales añadiendo, combinando, vinculando o actualizando información obtenida de fuentes de terceros | Desarrollo de negocio: enriquecimiento de datos | Clio trata información limitada de contacto profesional para determinar si sus productos y servicios pueden ser de interés para una organización en el marco de acciones específicas de desarrollo de negocio y para identificar a las personas de contacto adecuadas (por ejemplo, en función de su cargo o especialidad jurídica). Esto puede incluir la obtención de datos de contacto profesional disponibles públicamente o con licencia comercial a través de proveedores externos (como servicios de inteligencia empresarial, por ejemplo, ZoomInfo).
Estos datos se utilizan exclusivamente para acciones de desarrollo de negocio personalizadas y no se incorporan automáticamente a listas de distribución generales de marketing como resultado de esta actividad. Si la legislación aplicable lo permite, nos basamos en nuestro interés legítimo (art. 6(1)(f) del RGPD). |
Interés legítimo para realizar acciones de marketing directo y establecer contactos con fines de desarrollo de negocio (por ejemplo, contactar con representantes de empresas en relación con los productos y servicios de Clio), siempre que la legislación aplicable lo permita. Clio ofrece un mecanismo sencillo para oponerse a estas comunicaciones y excluye de futuros contactos a quienes opten por no recibirlas. |
| Visitantes del sitio web; clientes potenciales; clientes | Datos de uso; identificadores en línea; cookies; datos de contacto (minimizados) | Cuando Clio utiliza herramientas basadas en IA para analizar y tratar datos de clientes, contactos comerciales y clientes potenciales, así como datos sobre su interacción con acciones de marketing, incluidos los datos recopilados a través de sitios web de marketing, eventos, campañas, pruebas o demos y sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM). | Uso de herramientas basadas en IA para facilitar la gestión de relaciones con clientes, el marketing y el desarrollo de negocio | Tratamos información personal desidentificada o minimizada, cuando es posible, antes de procesarla mediante herramientas basadas en IA y restringimos el uso de información directamente identificable de clientes, contactos comerciales y clientes potenciales (por ejemplo, nombres, nombres de empresas, direcciones de correo electrónico y números de teléfono). Utilizamos herramientas basadas en IA para actividades de marketing, ventas y gestión de las relaciones con los clientes, entre otras cosas, para segmentar audiencias, evaluar la interacción con contenidos y campañas de marketing, obtener información útil para mejorar la relación con los clientes, personalizar las comunicaciones y recomendaciones, mejorar la eficacia de las actividades de marketing, asignar puntuaciones a clientes potenciales y la priorización de oportunidades comerciales, prever la demanda y las oportunidades de crecimiento, e identificar tendencias relacionadas con la captación y retención de clientes, así como con la experiencia del cliente. La IA también puede emplearse en la redacción o generación de contenidos de marketing y resúmenes internos basados en datos de marketing y de las interacciones con los clientes. Cuando así lo exige la legislación aplicable, Clio obtiene el consentimiento para determinadas comunicaciones de marketing y ofrece mecanismos para darse de baja.
Clio no toma decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o efectos igualmente significativos sin una adecuada intervención humana. |
Interés legítimo para realizar acciones de marketing, impulsar el crecimiento del negocio de Clio y mejorar la interacción con los clientes y su experiencia; ejecución de un contrato (cuando el tratamiento sea necesario para gestionar las cuentas de clientes y prestar los servicios); consentimiento (cuando la legislación aplicable lo exija para acciones de marketing directo y para el uso de cookies o tecnologías de seguimiento). |
| Clientes; usuarios autorizados; clientes de clientes; visitantes del sitio web; personal de Themis | Datos de uso; datos de facturación | Cuando recopilamos y analizamos datos de uso, operativos y de interacción en nuestros sitios web, productos y servicios. | Agregar y anonimizar datos | Tratamos información personal, incluidos los datos de uso, para agregarlos y anonimizarlos de manera que ya no puedan utilizarse para identificar a ninguna persona. Los datos anonimizados resultantes se utilizan para fines empresariales internos de Clio, como el desarrollo de productos, la mejora de los servicios, la planificación operativa, el análisis, la evaluación comparativa y la elaboración de informes. | Interés legítimo para analizar y mejorar los productos, servicios y operaciones empresariales, minimizando el impacto en la privacidad mediante la agregación y anonimización de los datos. |
| Clientes; referidos de clientes | Datos de contacto; mensajes y correspondencia | Cuando un cliente refiere una empresa a Clio | Programa de referidos | Tratamos la información personal de las empresas referidas para evaluar si los productos y servicios de Clio pueden ser adecuados para ellas. Clio tiene como objetivo ofrecer sus productos y servicios a proveedores de servicios jurídicos, como despachos de abogados. | Interés legítimo en ofrecer productos y servicios a empresas referidas por clientes. |
| Pruebas, demos y comunicaciones previas a la contratación | |||||
| Clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; credenciales de la cuenta; datos de uso | Cuando usted se registra para obtener una cuenta de prueba en nuestros sitios web | Proporcionar una cuenta de prueba gratuita | Tratamos su información personal para configurar y gestionar su cuenta de prueba y realizar el seguimiento comercial y de marketing relacionado con nuestros productos o servicios. | Interés legítimo para atender a posibles clientes. En el caso de los clientes que posteriormente formalicen un contrato con nosotros, el tratamiento se basa en la necesidad contractual, es decir, en las medidas necesarias para celebrar un contrato. |
| Clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; credenciales de la cuenta; datos de uso | Cuando solicita una demo de nuestros productos y servicios a través de nuestros sitios web | Solicitar una demo o más información | Tratamos su información personal para programar una demostración y realizar el seguimiento comercial y de marketing relacionado con nuestros productos o servicios. | Interés legítimo para atender a posibles clientes. En el caso de los clientes que posteriormente formalicen un contrato con nosotros, el tratamiento se basa en la necesidad contractual, es decir, en las medidas necesarias para celebrar un contrato. |
| Eventos, formación y participación en la comunidad | |||||
| Visitantes del sitio web; asistentes a seminarios web; clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso | Cuando se registra o participa en eventos o programas | Ofrecer seminarios web, concursos, programas y cursos de formación | Tratamos información personal para gestionar las inscripciones y la participación, así como para organizar y llevar a cabo seminarios web, cursos de formación, certificaciones o promociones. Algunos seminarios web, concursos, programas, cursos de formación, certificaciones y promociones están sujetos a normas adicionales que contienen información sobre cómo trataremos su información personal. | Consentimiento para registrarse o participar en eventos o programas cuando así lo exija la legislación aplicable, o necesario para la ejecución de un contrato como parte del Programa de Socios de Clio, cuando corresponda.
Interés legítimo para realizar tratamientos adicionales relacionados con la organización y gestión de eventos, programas y actividades similares. |
| Visitantes del sitio web; participante de encuesta; clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; identificadores en línea; respuestas y comentarios | Cuando se le invita a participar en encuestas o investigaciones, o usted se ofrece voluntariamente a participar | Gestionar encuestas, investigaciones y comentarios | Tratamos información personal para cumplir los objetivos de las encuestas y mejorar nuestros productos, servicios y prácticas internas. | Consentimiento, cuando así lo exija la legislación aplicable; interés legítimo para realizar encuestas y estudios de investigación. |
| Participantes de la comunidad | Datos de contacto; identificadores en línea; respuestas y comentarios | Cuando se registra en foros o blogs de la comunidad o participa en ellos | Participar en los sitios web de la comunidad jurídica de Clio | Tratamos información personal para gestionar el portal de la comunidad y hacer cumplir las normas de la comunidad. | Consentimiento al registrarse para crear una cuenta; interés legítimo para gestionar y moderar la comunidad. |
| Prestación de los Servicios de Clio y gestión de las relaciones con los clientes | |||||
| Clientes; usuarios autorizados | Datos de contacto; datos de facturación; datos de uso; mensajes y correspondencia | Para prestar los servicios de Clio y gestionar nuestra relación con los clientes | Prestar nuestros servicios y asistencia | Tratamos la información personal (incluidos los datos de uso) para gestionar las cuentas como parte de los Servicios de Clio, la facturación, las comunicaciones y la atención al cliente necesarias para prestar los Servicios de Clio. También tratamos la información personal para gestionar las relaciones con los clientes en un sentido más amplio, mejorar los procesos de atención al cliente y llevar a cabo tareas administrativas internas que van más allá de la estricta ejecución del contrato. | Necesario para la ejecución de un contrato para prestar los Servicios de Clio; interés legítimo para gestionar y mejorar las relaciones con clientes y usuarios. |
| Clientes potenciales; clientes; usuarios autorizados | Datos de contacto; transcripciones de reuniones | Cuando se graban llamadas o reuniones de conformidad con la legislación aplicable | Para grabar llamadas y reuniones en vídeo (ventas) | Tratamos los datos personales, incluidas las grabaciones de vídeo y de voz, para cursos de formación, control de calidad y finalidades administrativas. | Consentimiento cuando así lo exija la legislación aplicable; o interés legítimo en formar al personal y mantener servicios de alta calidad. |
| Clientes; usuarios autorizados | Datos de contacto; transcripciones de reuniones | Cuando se graban llamadas o reuniones de implementación, atención al cliente o asistencia de conformidad con la legislación aplicable | Para grabar llamadas y reuniones en vídeo (atención al cliente) | Tratamos los datos personales, incluidas las grabaciones de vídeo y de voz, para cursos de formación, control de calidad y finalidades administrativas. | Consentimiento cuando así lo exija la legislación aplicable; o interés legítimo en formar al personal y mantener servicios de alta calidad. |
| Visitantes del sitio web; clientes potenciales; clientes de clientes; usuarios autorizados; personal de Themis | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso; datos de facturación; registros de auditoría; datos técnicos (IP y dispositivo) | Para garantizar la seguridad, la protección y el cumplimiento normativo | Adecuarnos a las obligaciones en materia de seguridad y cumplimiento normativo | Tratamos datos personales para supervisar, verificar e investigar la actividad con el fin de proteger nuestros servicios, derechos y usuarios. | Interés legítimo para garantizar la seguridad y prevenir el fraude. |
| Clientes; usuarios autorizados | Datos de identificación; documentos de identidad | Cuando se requiera verificar la identidad | Confirmar la identidad del usuario para solicitudes de carácter sensible | Tratamos información personal para verificar la autorización para realizar solicitudes de carácter sensible, como la recuperación del acceso a una cuenta. | Interés legítimo para prevenir el fraude; obligación legal. |
| Clientes; usuarios autorizados; clientes de clientes; visitantes del sitio web; personal de Themis | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso; datos de facturación; datos de pagos; registros de auditoría; datos técnicos (IP y dispositivo); mensajes y correspondencia | Cuando los datos generados mediante el uso de los servicios de Clio y las operaciones internas se incorporan a una plataforma de datos centralizada para su tratamiento y análisis. | Operar y mejorar los servicios de Clio mediante análisis y almacenamiento de datos centralizados | Tratamos información personal en un almacén de datos centralizado para prestar, gestionar y mantener los Servicios de Clio (incluidos la elaboración de informes, la atención al cliente, la prevención del fraude y la supervisión operativa), así como para analizar el uso y las tendencias con el fin de desarrollar, mejorar y optimizar nuestros productos, funcionalidades y procesos internos. | Ejecución del contrato (para la prestación de los servicios); interés legítimo para realizar análisis y mejoras. |
| Clientes; usuarios autorizados | Información de pagos | Cuando los clientes compran productos o servicios de Clio, se suscriben a ellos o pagan por ellos | Procesar los pagos de los clientes por productos y servicios de Clio | Tratamos información personal para facturar a los clientes, procesar pagos, gestionar suscripciones, tramitar reembolsos y mantener registros financieros relacionados con la prestación de los productos y servicios de Clio. | Necesario para la ejecución de un contrato; cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, requisitos contables y fiscales). |
| Clientes; usuarios autorizados; clientes de clientes | Información de pagos | Cuando los clientes utilizan Clio Payments para procesar los pagos de sus clientes | Procesar pagos de los clientes de nuestros clientes (clientes finales que usan Clio) | Tratamos información personal relativa a los clientes de nuestros clientes para facilitar el procesamiento de pagos por cuenta del cliente, lo que incluye transmitir la información de pago a los proveedores de servicios de pago, procesar las transacciones y conservar registros de las transacciones de conformidad con las instrucciones del cliente. | Necesario para la ejecución de un contrato con el cliente. |
| Clientes; clientes potenciales | Datos de contacto; información financiera | Cuando un cliente o cliente potencial presenta una solicitud de crédito o de opciones de financiación relacionadas con los productos o servicios de Clio. | Tramitación y gestión de solicitudes de crédito | Tratamos su información personal para gestionar y evaluar las solicitudes de crédito y determinar si reúne los requisitos para acceder a opciones de financiación relacionadas con nuestros productos y servicios. | Medidas necesarias previas a la celebración de un contrato para evaluar una solicitud de crédito o financiación presentada por un cliente o posible cliente; interés legítimo para evaluar la idoneidad para obtener crédito y adoptar medidas de prevención del fraude que no sean estrictamente necesarias para el contrato; cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, la normativa financiera). |
| Clientes; clientes potenciales | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso; credenciales y método de acceso | Cuando un cliente o cliente potencial solicita documentación o accede a ella desde el Centro de confianza. | Proporcionar documentación del Centro de confianza | Para tratar información personal con el fin de proporcionar acceso a clientes y clientes potenciales a la documentación del Centro de confianza y a la información que contiene. | Interés legítimo para proporcionar a clientes y clientes potenciales acceso a información y documentación, o consentimiento cuando sea necesario para determinadas modalidades de acceso. |
| Operaciones corporativas y administración interna | |||||
| Personas que visitan nuestras oficinas | Datos de contacto; datos de identificación; documentos de identidad | Cuando visita o tiene intención de visitar nuestras oficinas | Visitar nuestras oficinas | Tratamos información personal con finalidades de registro, control de acceso y seguridad. | Interés legítimo para proteger las oficinas, el personal y los visitantes. |
| Personal de nuestros proveedores | Datos de contacto; datos de facturación; mensajes y correspondencia | Cuando usted o su empresa prestan servicios a Clio | Trabajar con proveedores y empresas de servicios | Tratamos información personal para gestionar las relaciones con los proveedores, facturación, soporte e implementación. | Necesario para la ejecución de un contrato; interés legítimo para gestionar proveedores. |
| Selección de personal | |||||
| Solicitantes de empleo; candidatos | Datos de contacto; datos de identificación; vida laboral; expediente académico; currículum; datos de pruebas y evaluaciones; registros de entrevistas; datos de comprobación de antecedentes | Cuando manifiesta interés en un empleo o presenta su candidatura | Selección de personal y oportunidades profesionales en Clio | Tratamos información personal para evaluar las solicitudes, las cualificaciones, las entrevistas, las comprobaciones de antecedentes, las verificaciones de identidad y otras actividades relacionadas con la selección de personal. | Pasos previos a la formalización de un contrato de trabajo; interés legítimo; obligación legal. |
| Cookies, interacciones con el sitio web, análisis y actividades en línea | |||||
| Personas que visitan el sitio web y suscriptores de comunicaciones corporativas por correo electrónico | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso | Cuando interactúa con nuestros sitios web y correos electrónicos, incluidos los datos recopilados mediante cookies y tecnologías similares, tal como se describe en el Anexo 4 (Cookies y tecnologías similares). | Proporcionar nuestros sitios web de marketing (incluido el uso de cookies) | Tratamos su información personal para facilitar y administrar nuestros sitios web y proporcionarle el contenido al que accede o que solicita. | Interés legítimo para proporcionar contenido en línea a clientes, clientes potenciales y otras personas interesadas; consentimiento (cuando así lo exija la legislación aplicable), también para el uso de cookies no esenciales (como las cookies de análisis, publicidad o seguimiento). |
| Visitantes del sitio web | Datos de contacto; identificadores en línea; datos de uso | Cuando interactúa con nuestras páginas en redes sociales de marca | Proporcionar nuestros sitios en redes sociales de marca | Tratamos su información personal cuando interactúa con nuestras cuentas en redes sociales de marca y las consulta, con la finalidad de proporcionarle novedades e información sobre nuestra empresa, productos, eventos y funcionalidades. | Interés legítimo para proporcionar contenido en línea a clientes, clientes potenciales y otras personas interesadas. |
| Visitantes del sitio web; clientes potenciales; clientes | Datos de contacto; datos de uso | Cuando analizamos datos de uso e interacción | Mejorar nuestros sitios web y nuestros servicios | Tratamos su información personal para analizar tendencias y mejorar la experiencia de usuario en nuestros sitios web y servicios. | Interés legítimo para proporcionar un sitio web útil y que funcione correctamente. |
Anexo 2. Empresas del grupo
| Nombre de la entidad | País en el que la entidad Themis está registrada |
|---|---|
| Themis Solutions Inc. (que también opera como Clio) | Canadá |
| Themis Solutions (USA) Inc. | Estados Unidos |
| Themis Solutions Software (UK) Limited | Reino Unido |
| Sliced Bread Limited | Reino Unido |
| Themis Solutions (Ireland) Limited | Irlanda (UE) |
| Themis Solutions (Australia) Pty Ltd | Australia |
| Themis Solutions Spain, S.L.U. | España |
| vLex Networks, S.L.U. | España |
| vLex Global S.L.U. | España |
| Vcall Services, S.L.U. | España |
| VLEX, LLC | Estados Unidos |
| vLex Holdings LTD | Reino Unido |
| vLex Justis LTD | Reino Unido |
| Fastcase, Inc | Estados Unidos |
| Nextchapter BK, Inc | Estados Unidos |
| vLex Colombia International Services | Colombia |
| Colombia Informacion Legal, SAS | Colombia |
| Distribuciones Juridicas de Chile SPA | Chile |
| V2 Services S de RL de CV | México |
| Perú Información Legal. S.A.C. | Perú |
Anexo 3. Información sobre privacidad en procesos de selección
1. A quién afecta este Anexo
1.1 El Anexo 3 se aplica a las personas que solicitan un puesto de trabajo en Clio, manifiestan su interés en trabajar con Clio o participan en los procesos de selección de Clio («Solicitantes de empleo»). En cada jurisdicción aplicable, se facilitará a los Solicitantes de empleo una política de privacidad específica para procesos de selección durante dicho proceso.
1.2 Este Anexo forma parte del Aviso de privacidad principal de Clio y ambos textos deben leerse conjuntamente. Salvo en la medida en que este Anexo complemente o modifique expresamente alguna de sus disposiciones, las disposiciones del Aviso de privacidad se aplicarán igualmente al tratamiento de datos personales de los Solicitantes de empleo. En particular, las cláusulas del Aviso de privacidad relativas a la seguridad, las transferencias internacionales, los derechos de las personas interesadas y las formas de contactar con nosotros se aplican al tratamiento relacionado con los procesos de selección descrito en este Anexo.
2. Categorías de datos personales
2.1 En el contexto de los procesos de selección y contratación, podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales relativos a los solicitantes de empleo y candidatos, según corresponda:
(a) Datos de identificación y de contacto
(b) CV, expediente académico y trayectoria profesional
(c) Notas de las entrevistas y materiales de evaluación
(d) Información obtenida mediante la comprobación de antecedentes y sobre el derecho a trabajar (cuando corresponda)
(e) Cualquier información que se facilite voluntariamente durante el proceso de selección
3. Finalidades del tratamiento
3.1 Tratamos los datos personales relativos a los solicitantes de empleo y candidatos con las siguientes finalidades:
(a) Evaluar su idoneidad para un puesto de trabajo o una colaboración profesional
(b) Gestionar los procesos de selección y las comunicaciones relacionadas
(c) Realizar entrevistas, evaluaciones y comprobaciones de antecedentes
(d) Cumplir las obligaciones legales y normativas
(e) Conservar registros de los procesos de selección y de las actividades realizadas a efectos de auditoría
4. Bases jurídicas
4.1 Tratamos los datos personales en los procesos de selección en virtud de una o varias de las siguientes bases jurídicas, según corresponda:
(a) Pasos previos a la formalización de un contrato de trabajo o de colaboración profesional
(b) Interés legítimo: selección de personal, planificación de la plantilla, protección de las personas
(c) Cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, en materia laboral, de igualdad y de derecho a trabajar)
5. Conservación
Por lo general, los datos relativos a los procesos de selección se conservan durante un período limitado tras la finalización del proceso de selección, salvo que la legislación exija un período de conservación más prolongado o que exista una necesidad empresarial específica que lo justifique (por ejemplo, para hacer frente a reclamaciones legales).
6. Compartición y transferencias
Los datos relativos a los procesos de selección podrán compartirse con equipos internos y proveedores de servicios externos que participen en los procesos de selección y en la comprobación de antecedentes, siempre que se adopten las medidas de protección adecuadas.
7. Sus derechos
En el contexto de los procesos de selección, los Solicitantes de empleo tienen los mismos derechos en materia de protección de datos que los que se describen en la cláusula 8 de este Aviso de privacidad.
Anexo 4. Cookies y tecnologías similares
1. Resumen
1.1 Este Anexo explica cómo utiliza Clio las cookies y tecnologías similares en sus Sitios web y en relación con los Servicios de Clio, así como la forma en que las personas pueden gestionar sus preferencias.
1.2 Las cookies y tecnologías similares pueden recopilar información que constituya información personal en virtud de la legislación aplicable en materia de protección de datos. Cuando así sea, dicha información se tratará de conformidad con este Aviso de privacidad.
1.3 Los datos personales recopilados mediante cookies o tecnologías similares se tratarán de conformidad con este Aviso de privacidad y para las finalidades establecidas en el Anexo 1.
1.4 Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo cuando visita un sitio web. Las cookies se utilizan de forma generalizada para garantizar el funcionamiento eficiente de los sitios web, mejorar la experiencia de usuario y proporcionar información a los operadores de sitios web. También utilizamos tecnologías similares, como píxeles, etiquetas, almacenamiento local, kits de desarrollo de software (SDK) y otras tecnologías de seguimiento (denominadas conjuntamente «cookies» en este Anexo).
2. Cómo usamos las cookies
2.1 Nuestro Servicio utiliza cookies y tecnologías similares (denominadas conjuntamente «cookies») para distinguirle de otros usuarios de nuestro Servicio. Esto nos permite prestarle un buen servicio, mejorar y personalizar su experiencia de usuario, supervisar y mejorar nuestro Sitio web y nuestros servicios, y atender otras necesidades internas. Como ocurre con la mayoría de los sitios web, recopilamos determinada información de forma automática.
2.2 Utilizamos los siguientes tipos de cookies:
(a) Cookies estrictamente necesarias. Estas cookies son necesarias para el funcionamiento esencial de nuestro Servicio, por ejemplo, para autenticarle y evitar usos fraudulentos.
(b) Cookies de análisis o de rendimiento. Estas cookies nos permiten reconocer y contar el número de visitantes y saber cómo se desplazan por nuestro Servicio cuando lo utilizan. Esto nos ayuda a mejorar el funcionamiento de nuestro Servicio, por ejemplo, garantizando que pueda encontrar la información fácilmente.
(c) Cookies de funcionalidad. Estas cookies se utilizan para reconocerle cuando vuelve a nuestro Servicio. Esto nos permite personalizar el contenido que le mostramos, saludarle por su nombre y recordar sus preferencias (por ejemplo, el idioma o la región que ha seleccionado).
(d) Cookies de segmentación. Estas cookies registran su visita a nuestro Servicio, las páginas que ha visitado y los enlaces que ha seguido. Utilizaremos esta información para ajustar nuestro Servicio y la publicidad que se muestra en él a sus intereses. Con esta finalidad, también podemos compartir esta información con terceros.
2.3 Algunas cookies son estrictamente necesarias para el funcionamiento de nuestros Servicios y se instalan automáticamente. Todas las demás cookies solo se utilizan cuando da su consentimiento o cuando resulta aplicable una excepción legal. Puede retirar o modificar sus preferencias en cualquier momento.
3. Base jurídica y consentimiento
3.1 Utilizamos cookies de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos y comunicaciones de marketing electrónicas, incluidas las normas británicas sobre privacidad y comunicaciones electrónicas (PECR), el RGPD del Reino Unido, el RGPD de la UE y las leyes equivalentes de otras jurisdicciones.
3.2 Las cookies estrictamente necesarias se instalan cuando resultan imprescindibles para proporcionar los sitios web o prestar los servicios correspondientes.
3.3 Las cookies no esenciales (incluidas las cookies de análisis, funcionalidad y segmentación) se instalan únicamente cuando se ha obtenido el consentimiento necesario, salvo que resulte aplicable una excepción legal conforme a la legislación local.
3.4 Para obtener más información, consulte la fila «Cookies» de la tabla que encontrará en el Anexo 1 (Finalidades de la información personal que recopilamos).
3.5 Cuando el consentimiento sea necesario, este podrá retirarse o modificarse en cualquier momento, tal como se describe a continuación.
3.6 En los avisos legales específicos de los sitios web correspondientes se publicará información detallada sobre las cookies utilizadas en los sitios web que prestan servicio a usuarios de las jurisdicciones contempladas en el Anexo 5 (Disposiciones específicas de cada país), incluidos los períodos de conservación de las cookies, las transferencias internacionales de datos que se realicen mediante cookies y los mecanismos de consentimiento aplicables.
4. Cookies de terceros
4.1 Los terceros, incluidos, por ejemplo, las redes publicitarias y los proveedores de servicios externos, como los servicios de análisis del tráfico web, también pueden utilizar cookies sobre las que no tenemos ningún control. Es probable que estas cookies sean de análisis, de rendimiento o de segmentación.
4.2 Colaboramos con terceros para gestionar nuestra publicidad en otros sitios web. Nuestros socios externos pueden utilizar tecnologías como las cookies para recopilar información sobre su actividad en este sitio web y en otros sitios web con el fin de mostrarle publicidad basada en sus hábitos de navegación y sus intereses. Si no desea que esta información se utilice para mostrarle publicidad basada en sus intereses, puede oponerse a este uso mediante los siguientes mecanismos de elección para consumidores:
(a) Network Advertising Initiative (NAI): página de exclusión de su mecanismo de autorregulación
(b) Digital Advertising Alliance (DAA): página de exclusión de su mecanismo de autorregulación y página de descarga de la aplicación móvil «AppChoices»
(c) European Interactive Digital Advertising Alliance (EDAA): página de exclusión para consumidores
4.3 Tenga en cuenta que esto no impedirá que se le muestre publicidad. Seguirá recibiendo publicidad genérica.
5. Gestión de las preferencias sobre cookies
5.1 Puede bloquear las cookies activando en su navegador la opción que permite rechazar todas las cookies o algunas de ellas. No obstante, si utiliza la configuración de su navegador para bloquear todas las cookies (incluidas las estrictamente necesarias), es posible que no pueda acceder al sitio web en su totalidad o a determinadas partes del mismo.
6. Redes sociales
6.1 Nuestros Sitios web incluyen funciones de redes sociales, como el botón «Me gusta» de Facebook, y widgets, como el botón «Compartir». Estas funciones pueden recopilar su dirección IP e información sobre la página que está visitando en nuestros Sitios web, y pueden instalar una cookie para permitir que la función correspondiente opere correctamente.
6.2 Las funciones y los widgets de redes sociales están alojados en nuestro sitio web o por un tercero. Sus interacciones con estas funciones se rigen por el Aviso de privacidad de la empresa que las proporciona.
Anexo 5. Disposiciones específicas de cada país
Este Anexo establece disposiciones que complementan y, en la medida en que se indique expresamente, prevalecen sobre las disposiciones del presente Aviso de privacidad en relación con el tratamiento de datos personales llevado a cabo en las jurisdicciones que se indican a continuación. Este Anexo forma parte integrante del presente Aviso de privacidad. Podrán añadirse disposiciones específicas de cada país de forma periódica mediante la incorporación de nuevas partes a este Anexo, sin necesidad de modificar el cuerpo del presente Aviso de privacidad.
Índice de jurisdicciones
- Parte A. España
Parte A. España
A.1 Legislación aplicable. Además del RGPD de la UE, el tratamiento de datos personales llevado a cabo por Clio en relación con los productos y servicios suministrados a clientes y usuarios en España se rige por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales («LOPDGDD») y, en lo que respecta a las comunicaciones electrónicas de marketing, por la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico («LSSI»).
A.2 Entidades contratantes y atribución de la responsabilidad como responsables del tratamiento. El marketing y el suministro de productos y servicios de Clio en España están sujetos a las disposiciones siguientes:Themis Solutions (Ireland) Limited, sociedad constituida en Irlanda con número de sociedad 533767 y domicilio social en Arthur Cox Building, Earlsfort Terrace, Dublin 2 («Themis Ireland»), es la entidad contratante respecto de los productos de la marca Clio (incluidos, entre otros, Clio Manage y Clio Work) ofrecidos a clientes ubicados en España en virtud del presente Aviso de privacidad.
vLex Networks, S.L.U. («vLex Networks») sigue siendo la entidad contratante de los productos de la marca vLex (incluidos, entre otros, vLex Library y Vincent AI) comercializados a través de www.vlex.es, de conformidad con los términos y condiciones y la política de privacidad publicados en dicho sitio web.
Si se contratan conjuntamente productos de las marcas Clio y vLex, se emitirán dos formularios de pedido independientes: uno de Themis Ireland para los productos de Clio y otro de vLex Networks para los productos de vLex, ambos sujetos a un conjunto unificado de condiciones de prestación de servicios. El presente Aviso de privacidad regirá el tratamiento de datos personales relativo a los productos de Clio.
En cada caso, el responsable del tratamiento de los datos personales en relación con los productos suministrados será la entidad identificada como vendedora en el formulario de pedido correspondiente. La política de privacidad independiente publicada por vLex Networks en www.vlex.es seguirá siendo aplicable a las actividades de tratamiento respecto de las cuales vLex Networks siga siendo el responsable del tratamiento.
A.3 Representante en la UE. Themis Solutions (Ireland) Limited, identificada en el apartado A.2 anterior, actúa asimismo como representante del grupo Clio en la UE, de conformidad con el artículo 27 del RGPD de la UE.
A.4 Delegado de protección de datos en España y canales para el ejercicio de derechos. El Delegado de protección de datos designado en España para el tratamiento de datos personales relacionado con los productos de Clio suministrados en España por Themis Ireland o cualquier otra sociedad del grupo Clio puede ser contactado en [email protected]. Las solicitudes para ejercer los derechos descritos en la cláusula 8 del presente Aviso de privacidad (incluidos los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición, portabilidad y retirada del consentimiento) pueden dirigirse a [email protected], [email protected] o [email protected]. Las tres direcciones son igualmente válidas a estos efectos.
A.5 Autoridad de control. La autoridad de control competente en materia de protección de datos en España es la Agencia Española de Protección de Datos («AEPD»), cuyos datos de contacto están disponibles en www.aepd.es. Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial, las personas interesadas en España tienen derecho a presentar una reclamación ante la AEPD.
A.6 Edad mínima para dar consentimiento. A efectos de la cláusula 11 (Nuestra política con respecto a los menores), la edad mínima para utilizar los Servicios de Clio en España es de 14 años, de conformidad con el artículo 7 de la LOPDGDD. Clio se reserva el derecho a verificar, cuando sea necesario, la edad y los datos de identificación de cualquier usuario en España, incluso solicitando un documento oficial de identidad o mediante un procedimiento equivalente, y podrá restringir, desactivar temporalmente o cancelar cualquier cuenta si detecta un fraude o si sospecha o confirma que un usuario no tiene la edad mínima aplicable.
A.7 Base jurídica adicional para las comunicaciones electrónicas de marketing. Si tiene una cuenta registrada o una suscripción a productos o servicios de Clio en España, también podemos enviarle comunicaciones electrónicas de marketing sobre nuestros productos y servicios que sean similares a los contratados, de conformidad con el artículo 21.2 de la LSSI. Cuando las comunicaciones de marketing dirigidas a usuarios en España se realicen mediante llamadas telefónicas, mensajería instantánea u otros medios similares, la base jurídica será nuestro interés legítimo derivado de la relación contractual existente, con el fin de informar sobre productos y servicios que le puedan resultar de interés. Puede oponerse a recibir estas comunicaciones en cualquier momento escribiéndonos a [email protected] o a [email protected]. También puede seguir las instrucciones para darse de baja incluidas en cada comunicación.
A.8 Subencargados del tratamiento. La lista de subencargados del tratamiento aplicable a los productos de la marca Clio contratados con Themis Ireland puede consultarse en https://www.clio.com/uk/tos/subprocessors. Los subencargados del tratamiento de los productos de la marca vLex (incluidos vLex Library y Vincent AI) contratados con vLex Networks se indican en los términos y condiciones y en la política de privacidad publicados en www.vlex.es.
A.9 Conservación de datos: contacto en España. Para cuestiones relacionadas con las políticas de conservación de datos a las que se hace referencia en la cláusula 6.4, con referencia a los productos y servicios suministrados en España, las solicitudes también pueden dirigirse a [email protected] o [email protected].
A.10 Eliminación de datos personales de las bases de datos de contenidos jurídicos. Además del canal indicado en la cláusula 8.6, las solicitudes para eliminar datos personales que figuren en las bases de datos de contenidos jurídicos de Clio en relación con los servicios suministrados en España también pueden dirigirse a [email protected].
A.11 Transferencias internacionales de datos. Las transferencias internacionales de datos realizadas por Clio en relación con los productos y servicios suministrados en España están sujetas a las garantías descritas en la cláusula 5 (Transferencias internacionales de su información personal) y, cuando proceda, a la información adicional publicada en www.vlex.es sobre las actividades de tratamiento de las que vLex Networks sigue siendo responsable.
A.12 Cookies. Las cookies utilizadas en los Sitios web de Clio dirigidos a usuarios en España se rigen por la LSSI (en particular, por su artículo 22) y la LOPDGDD, y se gestionan de conformidad con las directrices de la AEPD. La información adicional sobre las cookies aplicables a los Sitios web españoles, incluidos sus plazos específicos de conservación y las transferencias internacionales de datos realizadas a través de ellas, se publicará en la información sobre cookies específica de dichos Sitios web.
A.13 Convivencia con la política de privacidad de vLex. La política de privacidad independiente publicada por vLex Networks en www.vlex.es seguirá siendo aplicable a las actividades de tratamiento respecto de las cuales vLex Networks siga siendo el responsable del tratamiento, tal como se describe en el apartado A.2 anterior. El presente Aviso de privacidad se aplicará al tratamiento de datos personales llevado a cabo por Themis Ireland y otras sociedades del grupo Clio en relación con los productos de Clio suministrados a clientes y usuarios en España.